Jatkan tässä blogissa IT-hankintojen käytännön haasteiden käsittelyä. Monet haasteista aiheutuvat riippumattoman näkökulman puuttumisesta (ks. Riippuvaisen IT-toimittajan keittokirjasta). Esittelen IT-toimittajien usein käyttämien kikkojen sisältöä, mistä ne johtuvat ja miten sudenkuopat vältetään. Ongelmiin myötävaikuttavat myös ostavan tahon puolella vallitsevat vääristyneet ajattelutavat tai osaamisen puute.
Kun toteutettavan ratkaisun laajuuteen liittyvä IT-hankintojen ensimmäinen sudenkuoppa monimutkaistaminen on vältetty, seuraavaksi pitää suunnitella, miten varsinainen toteutusprojekti ja tekeminen suunnitellaan. Laajuuden ja laadullisten tavoitteiden lisäksi projektilla on määritelmän mukaisesti aikataulu (kalenteriaikaa) ja budjetti (euroja). IT-hankintojen toinen sudenkuoppa onkin aikataulun ja/tai budjetin vähättely eli aliarviointi: toteutukseen varataan vähemmän aikaa tai euroja kuin mikä on realistisesti mahdollista. Kuten mediasta on voinut seurata, IT-projektien aikataulujen venähtäminen kaksin-, kolmin- tai nelinkertaiseksi alkuperäisestä suunnitelmasta ei valitettavasti ole niin harvinaista, kuin se voisi olla, mikäli IT-projektien laadun- ja riskienhallinnasta tehtäisiin kunnolla.
Miksi sitten toimittaja tarjoaisi asiakkaalle epärealistista projektisuunnitelmaa? Siksi, että projektisuunnitelman realistisuuden arviointi on ennen ratkaisun toteutustyön aloittamista toimittajalle ja etenkin asiakkaalle erittäin haastavaa. Jos taas toimittaja kysyy asiakkaalta, suunnitellaanko projektin kestoksi kolme kuukautta korkealla riskitasolla vai kuusi kuukautta matalalla riskitasolla, asiakkaan vastaus on (useimmiten): yritetään tehdä kolmessa kuukaudessa ja jossei tule valmista, niin sitten pidennetään projektia kolmella kuukaudella. Käytännössä tästä on lopputuloksena, että projektin lopullinen kesto asettuu tehottomuuksien takia 7-9 kuukauden välille riippuen siitä kuinka paljon ensimmäisen kolmen kuukauden aikana tehdystä työstä on tuottanut käyttökelpoisia tuotoksia.
Jos asiakas haluaa projektin valmiiksi ”mahdollisimman pian” ja ”mahdollisimman halvalla” (kukapa ei haluaisi), tämä asettaa IT-toimittajan ja asiakkaan yhteistyölle valtavat paineet ajautua vähättely-sudenkuoppaan. Tarjousprosessit vaativat IT-toimittajilta merkittäviä panostuksia, joten asiakkaan vaatiessa epärealistisia vaatimuksia, aikatauluja tai budjetteja, IT-toimittajalla on suuri kiusaus luvata nyt ja selvitellä myöhemmin. Projektin kustannusbudjetista voidaan toki neuvotella toteutusvaiheen aikana ja siihen voidaan liittää sopimusehtoja riskien siirtämiseksi asiakkaalta toimittajalle, mutta mikään ei tuo menetettyä kalenteriaikaa takaisin.
Miten vähättely-sudenkuoppa voidaan sitten välttää? Pitämällä mielessä kolme käytäntöä:
- tekemällä työmäärien arviointi ja projektisuunnittelu parhaiden käytäntöjen mukaisesti (mm. aika vs. pisteet, työnopeus, top-down, bottom-up, koordinaatiohukka, projektointi),
- eriyttämällä kaupalliset sopimusneuvottelut asiantuntijoiden arviointityöstä ja muodostamalla asiakkaan ja toimittajan välille yhteisymmärrys projektin aikatauluun ja budjettiin liittyvistä riskeistä,
- yhteistyöhön ohjaavat sopimukselliset win-win-ehdot (esim. kiinteähintaiset elementit, kustannusbudjetin bonus/malus, myöhästymissakko, time-boxing, takuut)
IT-hankinnoissa usein tahattomastikin syntyvän vähättely-sudenkuopan kiertämiseksi organisaatioiden on hyvä pyytää hankintavaiheeseen avuksi ulkopuolinen neuvonantaja, jolla on vankka sekä tekninen että projektinjohto kokemus vaativista tietojärjestelmähankkeista. Ulkopuolisen neuvonannon avulla organisaatio voi tehostaa viestintää IT-toimittajien kanssa ja saada hankkeeseen riippumattoman, puhtaasti oman etunsa mukaisen näkökulman.
Tarvitsetko apua IT-hankinnoissa? Tutustu palveluihini ja ota yhteyttä!
Kirjoittaja on Cheetah Consulting Oy:n perustaja ja johtava konsultti Teemu Leppänen. Teemulla on yli 15 vuoden monipuolinen käytännön kokemus IT-ratkaisujen toimittamisesta kansainvälisissä teknologiayrityksissä ja tarjoaa yrityksensä kautta erilaisia IT-neuvonanto- ja koulutuspalveluita.
